EXCHANGE - Wat moet ik na selectie nog regelen voor vertrek?

Nadat je geselecteerd bent voor een bestemming, zijn er 2 verschillende trajecten qua taken die je dient te vervolledigen.

1) De applicatieprocedure rechtsreeks bij de partnerinstelling

Dit is voor werkelijk elke instelling anders en het enige advies dat we hier kunnen geven is om simpelweg frequent je email te checken en de instructies die je ontvangt van de partnerinstelling volledig en tijdig op te volgen om problemen te vermijden. 

2) De verdere stappen in Mobility Online

Deze zijn relatief beperkt en kunnen als volgt samengevat worden:

A. Aanvaarden van de bestemming

Nadat de coördinator van FBE je op de hoogte heeft gesteld van je bestemming (telefonisch of via email) dien je nog fysiek op de knop "accept destination" te drukken in Mobility Online. 

B. Nomination at institution completed

Voor deze stap dien je zelf niets uit te voeren, dit is de taak van de coördinator. Van zodra hij/zij de nominatie bij de partnerinstelling heeft uitgevoerd, zal deze stap aangevinkt zijn. Dit is voor jou puur een signaal dat je communicatie van de partnerinstelling mag verwachten om je applicatie bij hen te starten. 

C. Confirmation of selection

Dit is een document dat je zal nodig hebben als de partnerinstelling je ergens een bevestiging vraagt dat UAntwerpen je effectief geselecteerd heeft voor een uitwisseling. Je hoeft hier dus niet voor te mailen, je kan daar gewoon de PDF zelf downloaden. 

D. Admission procedure at host university completed

Dit is een optionele stap (je bent dus niet verplicht hem in te vullen) die je zelf kan aanduiden wanneer je de applicatie bij de partnerinstelling hebt ingevuld. 

E. Sublet of student accomodation

Als je graag je kot in Antwerpen wil laten onderverhuren aan een uitwisselingsstudent die naar Antwerpen komt, kan je dat proces via deze stap opstarten. Ook deze stap is dus optioneel. 

F. Language Test Questionnaire completed

Voor Erasmus studenten is het verplicht om een (behoorlijk eenvoudige) taaltest af te leggen genaamd OLS. In deze stap kies je de taal waarin je deze test aflegt. Kies de taal waarin je de meerderheid van je lessen zal hebben. Deze stap moet je invullen om toegang te krijgen tot verdere stappen in Mobility Online. Nadien krijg je dan vanuit de centrale internationale dienst een mail met je licentiegegevens om de test af te leggen (hier kan wel wat tijd tussen zitten). Voor vragen over de taaltest, mail naar outgoingstudents@uantwerpen.be. 

G. De stappen voor het opstellen van je learning agreement

Deze stappen dien je in te vullen nadat je met de coördinator je studieprogramma hebt uitgewerkt (op basis van de excel die je hebt ingediend tijdens selectie). Studenten die buiten Europa gaan moeten enkel hun buitenlandse vakken invullen, Erasmus studenten dienen zowel hun buitenlandse vakken in te vullen als de vakken die erdoor VERVANGEN worden aan de UAntwerpen (dus NIET de vakken die je aan de UAntwerpen volgt). Simpel trucje voor de Erasmus studenten om het correct in te vullen: alles wat in het GEEL staat in je Excel template moet in je learning agreement komen. 

Nadat je alles hebt ingevuld, druk je op "print learning agreement' en komt er een Word bestand uit het systeem dat je dient te bezorgen aan exchange.fbe@uantwerp.be voor ondertekening. 

Nadat de coördinator het getekend heeft, dien je het naar de buitenlandse instelling op te sturen omdat zij het ook moeten tekenen. Idealiter heb je de volledig getekende versie opgeladen in Mobility Online ten laatste 3 weken voor gepland vertrek. 

Soms kan het gebeuren dat een partnerinstelling totaal niet of niet tijdig reageert op je mailverzoeken om het bestand te tekenen. In dat geval is het heel belangrijk dat je in de stap "upload learning agreement" je onvolledige learning agreement (de versie enkel getekend door jezelf en de FBE coordinator) oplaadt EN de comment sectie aanvult in detail over de acties die je hebt ondernomen om het tijdig getekend te krijgen (bv. op welke data en naar welk adres van de partnerinstelling je hebt gemaild om het te laten tekenen). 

H. Final Approval of Mobility

Dit is opnieuw een stap die de coördinator voor je moet invullen. Dit bevestigd simpelweg dat je aan de vertrekvoorwaarden voldoet en gebeurt traditioneel in juli (nadat de examenresultaten bekend zijn). 

I. Mobility Contract

Als alle bovenstaande stappen in orde zijn, zal je enkele weken voor vertrek een mail krijgen met als title "Bevestig Data van verblijf". Als je deze mail ontvangt, geef dan zo snel mogelijk je beste inschatting van je verblijfperiode in. 

Wanneer je dit doet, zorgt dat namelijk voor een trigger bij onze centrale internationale dienst en zullen ze mobiliteitscontract opstellen dat je nog dient te tekenen voor vertrek (dit kan heel simpel digitaal met één klik). 

Het mobiliteitscontract is in essentie een gedragscode MAAR bevat ook een initiële berekening van je Erasmus beurs. Het is belangrijk dit goed op tijd te tekenen (ten laatste de dag voor vertrek) om geen vertraging op te lopen met de uitbetaling van je beurs.